一、人事部門(mén)高層概覽
在人事管理的金字塔中，各級(jí)人員肩負(fù)著不同的重任。從人事總監(jiān)到人事專員，每個(gè)人都在努力構(gòu)建和完善公司的人力資源體系。
1. 人事總監(jiān)：站在戰(zhàn)略高度，構(gòu)建高效的人力資源管理系統(tǒng)，發(fā)掘和保留人才，激發(fā)團(tuán)隊(duì)潛力。
2. 人事部經(jīng)理：全面主持人事工作，把握公司勞動(dòng)人事的脈搏，享有對(duì)公司人力資源的指導(dǎo)權(quán)。
3. 人事主管：根據(jù)用人標(biāo)準(zhǔn)挑選人才，確保人盡其才。
4. 人事專員：專注于人事制度與招聘計(jì)劃的執(zhí)行，員工培訓(xùn)與發(fā)展規(guī)劃，績(jī)效評(píng)估等方面的專業(yè)工作。
二、行政人事部的深入解讀：
行政人事部不僅是管理日常行政事務(wù)的部門(mén)，還是確保公司運(yùn)行順暢的核心。其具體職責(zé)包括：
1. 貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好溝通聯(lián)絡(luò)工作，及時(shí)反饋信息。
2. 起草重要文稿，協(xié)助公司的規(guī)劃研究。
3. 管理公司日常行政事務(wù)，協(xié)助總經(jīng)理處理各類事務(wù)。
4. 組織公司會(huì)議和重大活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要。
5. 管理公司來(lái)往信函，文件和檔案。
6. 收集和編纂公司歷史資料。
7. 負(fù)責(zé)公司保密和法律事務(wù)。
8. 接待來(lái)訪，處理電話總機(jī)服務(wù)等。
9. 管理公司辦公設(shè)施及辦公用品。
10. 制定并執(zhí)行公司的人力資源策略和政策。
第十六條：?jiǎn)T工需關(guān)愛(ài)公司財(cái)產(chǎn)，最后一個(gè)離開(kāi)辦公室的人必須細(xì)心檢查門(mén)窗、空調(diào)、電腦、電燈以及飲水機(jī)等是否關(guān)閉，以防止火災(zāi)和失竊事件的發(fā)生。
第四章：保密規(guī)定
第十七條：公司文件分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三個(gè)等級(jí)，所有涉及這三個(gè)等級(jí)的文件都屬于保密范圍。
一、“秘密”：內(nèi)部規(guī)章制度屬于此級(jí)別，僅限全體員工知曉，不可外傳。
二、“機(jī)密”：包括“總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要和中心經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要”、“項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃”、“項(xiàng)目建議書(shū)”、“項(xiàng)目可行性研究報(bào)告”、“有關(guān)財(cái)務(wù)制度”、“財(cái)務(wù)報(bào)表”以及“各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議”等。此類文件僅發(fā)給中心經(jīng)理及相關(guān)人員。
三、“絕密”：指“董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要”、“總經(jīng)理工作報(bào)告”、“年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告書(shū)”、“年度財(cái)務(wù)收支和利潤(rùn)分配方案”等，這些文件僅發(fā)給公司領(lǐng)導(dǎo)。
第十八條：對(duì)于保密文件的規(guī)定：
1. 由各中心和業(yè)務(wù)部門(mén)制作的專業(yè)性“機(jī)密”級(jí)以下文件（含“機(jī)密”級(jí)），需提交文件軟盤(pán)及原稿至辦公室備案。各中心和業(yè)務(wù)部門(mén)需自留一份。其中，保存在計(jì)算機(jī)上的文件必須加密，密碼由各中心經(jīng)理或業(yè)務(wù)部門(mén)主管掌握。
2. “絕密”級(jí)文件由辦公室負(fù)責(zé)保管，同樣，保存在計(jì)算機(jī)上的文件需要加密，密碼由辦公室主管掌握。
3. 各中心和業(yè)務(wù)部門(mén)的專業(yè)性“機(jī)密”級(jí)以下文件的打印草稿，由中心經(jīng)理或業(yè)務(wù)部門(mén)主管負(fù)責(zé)收集，以備下次使用。不再使用的草稿紙，必須及時(shí)銷毀，不得隨意放置。
4. 辦公室需定期更新保存的各類文件軟盤(pán)，以防文件丟失。
第十九條：借閱規(guī)定：
1. 借閱本中心或本部門(mén)的“機(jī)密”級(jí)以下文件（含“機(jī)密”級(jí)），需經(jīng)部門(mén)主管同意，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)日歸還。如需帶出公司，需經(jīng)中心經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2. 借閱其他中心或部門(mén)的“機(jī)密”級(jí)以下文件，需經(jīng)中心經(jīng)理同意，并在辦公室登記后辦理借閱手續(xù)，當(dāng)日歸還。如需帶出公司，需經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
3. 借閱“絕密”級(jí)文件，需經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，并在辦公室登記，當(dāng)日歸還，不得帶出公司。
第二十條：對(duì)泄密行為的處理：
任何私自傳播、散發(fā)、復(fù)印公司保密范圍的文件，均視為泄密行為。根據(jù)泄密的級(jí)別，給予相應(yīng)的處分，甚至除名。
第二十一條：任何人不得隨意涂改或自行處理公司文件，必須妥善保管。公司將會(huì)不定期收回保密范圍內(nèi)的文件并統(tǒng)一銷毀。
第二十二條：文件收發(fā)、傳閱以及檔案管理制度：
一、公司檔案按三類實(shí)行“部門(mén)立卷、分類管理”的辦法：包括人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案。
二、立卷、歸檔中涉及兩個(gè)以上的檔案整理、保管工作，由行政管理中心協(xié)調(diào)后決定職責(zé)歸屬及處理辦法。
第二十三條：立卷歸檔要求：
所有記載公司的具有查閱、保管價(jià)值的各類文件材料、磁盤(pán)、實(shí)物等均屬歸檔范圍。具體包括：
1. 行政管理中心的立卷歸檔范圍，如公司成立的有關(guān)資料、歷屆董事會(huì)的主要資料、有關(guān)部門(mén)發(fā)送我公司的來(lái)文等。
2. 人力資源部的立卷歸檔范圍，如公司人事檔案、各類人員技術(shù)職稱、技術(shù)培訓(xùn)記錄等。
3. 財(cái)務(wù)中心的立卷歸檔范圍，包括各類財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證等。
第二十四條：文件的傳閱：
需傳閱的文件（如上級(jí)政策性文件、公司決策方案等），由辦公室決定傳閱范圍。建立卡片式文件的傳閱單，傳閱單上應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)批示、閱文人及傳閱、退回時(shí)間等信息。辦公室應(yīng)及時(shí)催閱已傳出的文件。
第二十五條：文件的借閱：
公司員工借閱各類文件需按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)；外單位人員借閱文件時(shí)，需持有介紹信等相關(guān)證明文件，并經(jīng)總經(jīng)理審批后在辦公室辦理借閱手續(xù)。
第二十六條：文件的立卷歸檔存放：
第四章文件整理與定卷規(guī)定
在文件定卷時(shí)，需對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列、編號(hào)，并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，完善案卷的封皮及目錄。
第二十七條公司文件收發(fā)制度
發(fā)文方面，領(lǐng)導(dǎo)完成文件草擬后，由辦公室負(fù)責(zé)擬稿，也可由具體業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。文稿經(jīng)過(guò)檢稿并確認(rèn)無(wú)誤后，送往公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。簽發(fā)的文稿需在發(fā)文登記簿上登記，包括編號(hào)、成文日期、送發(fā)范圍、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、附件、簽發(fā)人等信息。登記后的文稿方可正式印制、蓋章。文件收領(lǐng)部門(mén)必須在發(fā)文登記單上簽字，并隨留底文件一同保存，以便核查。
收文方面，建立收文登記簿，填寫(xiě)順序號(hào)、收文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、文件名稱、份數(shù)、內(nèi)容摘要、處理情況等信息。上級(jí)或其他單位文件、內(nèi)部資料以及掛號(hào)信件等都應(yīng)登記。急件需隨到隨登，并及時(shí)分送，不得延誤。在收文登記的需在文件右上角加蓋公司收文專用章。
第六章印鑒與介紹信管理規(guī)則
公司印鑒、法定代表人個(gè)人印鑒、總經(jīng)理個(gè)人印鑒由總經(jīng)理指定專人保管，公司各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)的印鑒由部門(mén)負(fù)責(zé)人指派專人保管。印鑒必須放在安全的地方，不可亂放。如發(fā)現(xiàn)印鑒丟失或異常，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，查明情況并盡快處理。各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)需要使用公司印鑒時(shí)，需經(jīng)行政管理中心審核、簽字登記后方可辦理。所有公司文件必須在編上文號(hào)并經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后方可加蓋公司印鑒。各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)的印鑒或?qū)Ｓ糜¤b停用時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一交回行政管理中心并指定辦公室銷毀。
公司出具的介紹信應(yīng)由行政管理中心經(jīng)理簽發(fā)。填寫(xiě)介紹信時(shí)應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容填寫(xiě)，持出部分和存根內(nèi)容一致，經(jīng)辦人需在存根聯(lián)上簽字。所有介紹信均應(yīng)按順序編號(hào)，非經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面特許，不得出具空白介紹信。非本公司工作人員不得使用公司介紹信，如因工作需要必須使用，需經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)。妥善保管介紹信存根，及時(shí)歸檔。
第七章文印與辦公設(shè)備管理制度
辦公室文印人員必須遵守公司保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。打印文件需按文件收發(fā)規(guī)定由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)草擬的文件、報(bào)表和業(yè)務(wù)資料，需注明擬稿人及打印份數(shù)，經(jīng)中心經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可打印。公司各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)需復(fù)印的各種文件、資料，需注明復(fù)印份數(shù)，如復(fù)印量過(guò)大需注明用途，并由中心或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)辦公室主管審核登記后方可復(fù)印。文印工作人員必須按時(shí)、按質(zhì)完成打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓遲誤。復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)由專人管理，非專管人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)開(kāi)機(jī)。原則上不對(duì)外單位或個(gè)人提供打印、復(fù)印服務(wù)，如確需服務(wù)，需經(jīng)辦公室主管批準(zhǔn)并辦理登記收費(fèi)手續(xù)。
第八章辦公用品領(lǐng)用規(guī)則
公司各部門(mén)所需的辦公用品（財(cái)務(wù)部除外），按計(jì)劃由辦公室統(tǒng)一購(gòu)置，各部門(mén)按實(shí)際需要領(lǐng)用。辦公室負(fù)責(zé)造冊(cè)登記辦公用品，領(lǐng)用時(shí)實(shí)行登記制度。辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。所有員工要本著勤儉節(jié)約的原則，愛(ài)惜辦公用品。購(gòu)置日常辦公用品或報(bào)銷正常辦公費(fèi)用，由行政管理中心經(jīng)理審批。購(gòu)置大宗辦公用品，需按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購(gòu)置。
第九章通訊設(shè)備使用制度
接聽(tīng)外來(lái)電話必須使用規(guī)范用語(yǔ)，通話時(shí)盡量使用普通話。因公撥打長(zhǎng)途電話需填寫(xiě)申請(qǐng)單，并經(jīng)中心或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。通話時(shí)須簡(jiǎn)潔明了，禁止用電話聊天。私事打市內(nèi)電話不得妨礙聯(lián)系公務(wù)。禁止員工為私事掛撥長(zhǎng)途電話，如有急事需要，比照因公程序辦理并收費(fèi)。公司報(bào)銷限額費(fèi)用的傳呼、手機(jī)必須隨時(shí)處于待機(jī)狀態(tài)，并在公司呼叫時(shí)立即回答。違反相關(guān)規(guī)定的員工將受到100~500元人民幣的罰款。
第十章財(cái)產(chǎn)管理制度
公司的全部固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公設(shè)備用品由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)購(gòu)置、保管、調(diào)配、報(bào)廢處理。購(gòu)置財(cái)產(chǎn)和辦公用具需要按照一定程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。企業(yè)的發(fā)展歷程往往經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)階段：初創(chuàng)階段、成長(zhǎng)階段、成熟階段和轉(zhuǎn)型或擴(kuò)張階段。初創(chuàng)階段是企業(yè)剛剛成立，需要建立基礎(chǔ)架構(gòu)和初步運(yùn)營(yíng)模式的階段。在成長(zhǎng)階段，企業(yè)開(kāi)始拓展業(yè)務(wù)，擴(kuò)大市場(chǎng)份額，需要不斷提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。到了成熟階段，企業(yè)已經(jīng)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)，需要維護(hù)現(xiàn)有的市場(chǎng)份額，并尋找新的增長(zhǎng)點(diǎn)。在轉(zhuǎn)型或擴(kuò)張階段，企業(yè)可能需要面對(duì)市場(chǎng)變化或?qū)で笮碌陌l(fā)展機(jī)遇，進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整或擴(kuò)張。
一、公司物資管理規(guī)范
公司購(gòu)買辦公用品及低值易耗品，需通過(guò)部門(mén)提交的《物品購(gòu)置計(jì)劃單》進(jìn)行匯總，并經(jīng)主管副總（總經(jīng)理助理）或總經(jīng)理審查同意。財(cái)務(wù)部憑審批后的計(jì)劃單預(yù)付貨款。日常耗用的辦公用品由辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)需求編制全年預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃。各部門(mén)必需的書(shū)報(bào)、雜志、學(xué)習(xí)資料等，需列出清單并經(jīng)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買。所有購(gòu)置的財(cái)產(chǎn)、辦公用品、書(shū)刊等，需憑正式發(fā)票、實(shí)物由辦公室驗(yàn)收、登記，并在發(fā)票上簽收后，方可報(bào)銷并入賬。
二、企業(yè)財(cái)產(chǎn)保管與使用
公司的全部固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)登記、建卡、保管。其中，固定資產(chǎn)和大宗低值易耗品，財(cái)務(wù)部還應(yīng)建立分類明細(xì)賬，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。各部門(mén)所需物品，需在辦公室辦理領(lǐng)用手續(xù)，并建立部門(mén)在用物品登記簿。員工所使用的辦公用品，由使用者負(fù)責(zé)保管。
三、財(cái)產(chǎn)物資的報(bào)廢處理
固定資產(chǎn)報(bào)廢需由使用部門(mén)申報(bào)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，分別在財(cái)務(wù)部、辦公室辦理核銷手續(xù)。各類需清理變賣的財(cái)產(chǎn)物資，需由辦公室登記造冊(cè)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審查并合理定價(jià)后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)處理。所獲得的變賣收入，財(cái)務(wù)部將入賬處理。
四、車輛使用與維護(hù)管理辦法
公司車輛由辦公室負(fù)責(zé)管理和調(diào)配，首先保證領(lǐng)導(dǎo)使用。各部門(mén)用車需提前通知辦公室，說(shuō)明去向和用途。根據(jù)業(yè)務(wù)需求，有駕駛執(zhí)照的員工經(jīng)許可可駕駛公司車輛。每日下班時(shí)，車輛鑰匙需交回辦公室保管。若因外出加班等原因不能停放公司，需經(jīng)請(qǐng)示后，方可停放他處。專職駕駛員負(fù)責(zé)車輛的保養(yǎng)、維護(hù)、年審等。車輛檢修和購(gòu)置備件需經(jīng)審核同意后實(shí)施。
五、文件銷毀制度
應(yīng)銷毀的文件包括無(wú)需歸檔或作廢的文件、資料、合同等。銷毀程序包括清點(diǎn)、登記、審批、銷毀和備案。所有合同和協(xié)議，以及上級(jí)政發(fā)文件和公司“密級(jí)”文件，需經(jīng)總經(jīng)理或分管副總審批后方可銷毀。其他內(nèi)部行政文件需經(jīng)辦公室主任審批后方可銷毀。每月30日定為文件銷毀日，銷毀后需監(jiān)銷人簽字并注明時(shí)間，相關(guān)申請(qǐng)單將長(zhǎng)期存檔。
六、其他規(guī)定
本制度自頒布之日起生效，請(qǐng)各部門(mén)嚴(yán)格遵守。本制度的解釋權(quán)在公司總經(jīng)理辦公室。本制度如與國(guó)家法律、法規(guī)相抵觸，以國(guó)家法律、法規(guī)為準(zhǔn)。企業(yè)的發(fā)展包括多個(gè)部門(mén)，如生產(chǎn)部、采購(gòu)部、物流部、設(shè)備部等，每個(gè)部門(mén)根據(jù)企業(yè)需求進(jìn)行配置。企業(yè)的發(fā)展歷程經(jīng)歷初創(chuàng)、成長(zhǎng)、成熟和轉(zhuǎn)型或擴(kuò)張等階段。
1、手工業(yè)工場(chǎng)時(shí)期
這一時(shí)期指的是從封建社會(huì)家庭手工業(yè)逐漸演變?yōu)橘Y本主義初期的工場(chǎng)手工業(yè)。在16至17世紀(jì)，某些西方國(guó)家的封建制度開(kāi)始向資本主義制度轉(zhuǎn)變，原始資本積累速度加快，農(nóng)民土地被大規(guī)模剝奪，家庭手工業(yè)因此受到?jīng)_擊并逐漸瓦解，開(kāi)始轉(zhuǎn)向資本主義工場(chǎng)制。此時(shí)的工場(chǎng)手工業(yè)可視為企業(yè)的雛形。
2、工廠制度興起時(shí)期
在18世紀(jì)，西方各國(guó)相繼掀起工業(yè)革命，大機(jī)器生產(chǎn)的普及為工廠制度的建立打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。以英國(guó)人理查德·阿克賴特為例，他在1771年在克隆福特創(chuàng)建了第一家棉紗工廠。到了19世紀(jì)三四十年代，工廠制度在英、德等國(guó)家得到廣泛推廣。這一時(shí)期工廠制的主要特征包括：大規(guī)模集中勞動(dòng)、大機(jī)器生產(chǎn)提高生產(chǎn)效率、實(shí)行雇傭工人制度以及深化勞動(dòng)分工和生產(chǎn)的社會(huì)化。
3、現(xiàn)代企業(yè)蓬勃發(fā)展時(shí)期
到了19世紀(jì)末至20世紀(jì)初，隨著自由資本主義向壟斷資本主義過(guò)渡，工廠自身經(jīng)歷了深刻且復(fù)雜的變化。新技術(shù)的不斷采用推動(dòng)了生產(chǎn)的飛速發(fā)展，生產(chǎn)規(guī)模也不斷擴(kuò)大，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，從而催生了一大批大型的壟斷企業(yè)。這一時(shí)期，經(jīng)營(yíng)權(quán)與所有權(quán)實(shí)現(xiàn)分離，形成了職業(yè)化的管理階層?？茖W(xué)的管理制度得到廣泛建立，一系列企業(yè)管理理論的出現(xiàn)使得企業(yè)逐漸走向成熟，形成了現(xiàn)代企業(yè)的面貌。
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