財務部門的規(guī)章制度與職能操作
第一部分：財務部門的職能及人員職責概述
一、財務部門的職能：
1. 嚴格遵守國家財務法律法規(guī)，建立并維護公司的財務管理體系。
2. 制定財務計劃，強化經(jīng)營管理，及時反映財務計劃的執(zhí)行情況。
3. 為公司提供財務服務，助力公司取得優(yōu)良經(jīng)濟效益。
4. 合理分配資金，節(jié)約成本，按時完成稅款及管理費用的繳納。
5. 向相關部門如實反映公司財務狀況。
6. 堅決執(zhí)行財務制度，杜絕不合理、不合法的支出。
7. 完成公司交辦的其他任務。
二、會計職責：
1. 按照國家會計制度進行日常會計核算，確保賬目清晰、手續(xù)完備。
2. 妥善設置會計核算程序，合理使用會計科目，完成記賬、結賬、報賬工作。
3. 嚴格執(zhí)行《會計法》和國家財務制度，加強財務監(jiān)督。
4. 保管好憑證、賬簿、報表等檔案資料，并及時整理歸檔。
5. 嚴格報支手續(xù)，不得隨意支付和進賬。
6. 協(xié)助各工地建立實物臺帳，定期進行盤查。
7. 遵守職業(yè)道德規(guī)范，保護財務機密。
8. 每月、每年度結束時，編制準確、完整的會計報表，并對費用、成本進行分析。
三、出納職責：
1. 執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，根據(jù)審核簽字的收付款憑證辦理款項收付。
2. 建立現(xiàn)金賬目，嚴格審核現(xiàn)金收付憑證。
3. 在日?？铐椫Ц稌r，把好報支關，拒絕不合規(guī)的票據(jù)。
4. 每日核對現(xiàn)金余額與賬目，保證帳款相符。
5. 每月與銀行對賬，如有未達賬項，編制調節(jié)表。
6. 定期編制現(xiàn)金流量表報告。
7. 管理資金，及時向總經(jīng)理報告資金情況。
8. 妥善保管原始票據(jù)、日記帳等財務資料。
第二部分：財務工作管理
一、財務管理基本制度：
1. 會計年度遵循公歷日期。
2. 會計憑證、賬簿、報表等必須真實、準確。
3. 財務人員辦理會計事項需有原始憑證，并據(jù)此編制記賬憑證。
4. 財務人員需按規(guī)范建賬、記賬、結算，并按月編制會計報表。
5. 財務人員對公司實行會計監(jiān)督，對不真實、不合法的原始票證不予受理。
6. 財務人員應及時核對賬目，做到日清月結。
7. 建立內部稽核制度，做好內部審計工作。
8. 財務人員調動或離職需辦理交接手續(xù)，由部門主管監(jiān)督交接。
第三部分：資金管理
五、支票支付后，需保留支票存根和發(fā)票，經(jīng)過經(jīng)辦人審核簽字后，前往出納處報銷并登記注銷。
六、財務人員每月底會根據(jù)“支票領用單”對應收款項進行轉記。工資發(fā)放時，會從領用人工資中扣除相關費用，若當月工資不足，會在之后的月份繼續(xù)扣除。領用人報銷完畢后，再進行工資補發(fā)。
二、現(xiàn)金管理規(guī)則
一、必須嚴格執(zhí)行“現(xiàn)金管理條例”，現(xiàn)金存儲需遵循限額規(guī)定。如遇特殊情況，需向部門主管請示，確保資金安全。
二、嚴禁坐支現(xiàn)金，不得使用白條抵庫。
三、現(xiàn)金主要用于職工工資結算、出差人員攜帶的差旅費、個人勞務報酬以及總經(jīng)理批準的其他開支。若可以通過轉賬或其他方式結算，則不得使用現(xiàn)金支付。支付現(xiàn)金時，必須附帶合法、完整的原始憑證。出納人員核實金額和數(shù)量后，填寫現(xiàn)金支出憑證，收款人簽字后方可支付。若代人辦理取款業(yè)務，代辦人需在取款憑證上同時簽字。
四、若需從銀行提取較大數(shù)額現(xiàn)金，應有兩人以上同行。必要時可請求領導提供專車并委派保衛(wèi)人員。
五、出納人員應建立現(xiàn)金賬目，詳細記錄每筆現(xiàn)金支出。賬目應日清月結，每天核對庫存現(xiàn)金，確保賬款相符。
四、會計檔案管理方法
一、本公司的會計憑證、賬簿、報表、文件及其他有價值的資料均應存檔保存。
二、會計憑證需按月、按編號順序裝訂成冊，注明時間、起止號數(shù)、單據(jù)數(shù)量，由會計及相關人員簽字蓋章后歸檔保存。
三、會計賬簿和報表需按年歸檔，指定專人保管。
四、會計檔案不得外帶，如需查閱或復制，需經(jīng)總經(jīng)理批準。
五、結算與審批制度
一、管理費和財務費的報銷流程
財務人員需整理好報銷票據(jù)，由部門分管領導簽字。所有報銷憑證最終需總經(jīng)理簽字。會計需審核以下事項：1. 票據(jù)的合法性和真實性；2. 核對數(shù)量和單價，確認票物相符；3. 對不符合規(guī)定或手續(xù)不全的憑證不予審批。
二、人工費及材料費結算
項目負責人需收集施工人員開具的工卡、運卡、料卡等，并在財務聯(lián)簽字。生產(chǎn)副經(jīng)理定期開具“施工結算單”，經(jīng)技術員和項目負責人簽字后交核算員核算。核算完畢的票據(jù)及時交財務部門處理。外購材料根據(jù)收料卡或發(fā)貨票進行結算。如發(fā)現(xiàn)有弄虛作假行為，將嚴肅處理當事人并追究項目負責人的責任。
三、借款及其他
公司原則上不予個人借款。如發(fā)生特殊情況如家人疾病、婚禮等，需書面申請并經(jīng)過調查屬實后方可借款。借款需部門負責人審核、綜合辦主任簽字、總經(jīng)理審批，最高限額為5000元。借款人需在辦完事后5日內報賬，否則不再借款。長期借款從借款之日起一個月后至年底期間計息，利率為2%。員工工資調整、福利、獎懲等政策性支出由綜合辦主管審核造冊，總經(jīng)理審批后發(fā)放。項目經(jīng)理的報支需總經(jīng)理審批。
六、出差管理制度
一、為加強出差管理，根據(jù)業(yè)務性質制定此制度。公司員工出差依據(jù)本制度報銷差旅費及補貼費。
二、公司本部員工或項目部員工出差每日補貼工作餐費50元，住宿費一百元。因公出差宴客費用需部門主管同意并上報總經(jīng)理批準后憑票據(jù)報銷。高級會議或投標等因業(yè)務需要提高住宿標準的需總經(jīng)理批準后據(jù)實報銷。公司派遣出差的員工可依據(jù)具體規(guī)定報銷交通票據(jù)及相關票據(jù)。
七、項目部財務管理
一、項目部資產(chǎn)管理
項目部需按照公司“財務管理制度”中的資產(chǎn)管理規(guī)定進行管理和核算，建立賬戶并配置專職保管員、采購員和會計。固定資產(chǎn)的購置需提出書面申請并經(jīng)公司總經(jīng)理批準。固定資產(chǎn)報廢或出售需書面報告公司并經(jīng)批準后進行，資金上交給公司財務部。項目部之間的固定資產(chǎn)調撥需總經(jīng)理同意并簽發(fā)調撥單，同時結轉資產(chǎn)和資金賬戶。
二、內部審計制度
一、公司對項目部每年至少進行兩次財務審計，也可以對具體事項進行專門審計。
每次審計結束后，審計小組應將審計報告詳細撰寫并上報總經(jīng)理，確保審計結論得到妥善處理。針對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，需要根據(jù)問題的性質和嚴重程度，提交給總經(jīng)理辦公會議討論決定處理方案。
在財務紀律方面，財務人員應加強學習，提高自身政治思想和業(yè)務素質，嚴格遵守《會計法》等相關財經(jīng)法規(guī)。對于表現(xiàn)突出的財務人員，公司會給予表揚和獎勵；而對于因失職造成不良后果的財務人員，將會受到相應的處罰。
對于財務人員，如果出現(xiàn)以下情況之一，將給予警告并扣除一個月工資：超出規(guī)定限額使用現(xiàn)金、用不符合規(guī)定的憑證替換銀行存款或庫存現(xiàn)金、未經(jīng)批準擅自挪用或借出資金、利用賬戶為其他單位和個人套取現(xiàn)金、將單位款項以個人名義存入銀行等以及其他違反財務管理辦法的行為。
而對于以下更嚴重的情況，財務人員應被解聘：造成財務工作嚴重混亂、拒絕提供或提交虛假會計憑證、報表、文件資料、偽造、編造會計憑證、賬簿等、利用職務之便進行虛報、冒領、收取賄賂、泄露公司財務秘密或挪用公款、在工作范圍內發(fā)生嚴重失誤或玩忽職守造成公司經(jīng)濟損失以及其他瀆職行為和嚴重錯誤。
對于小企業(yè)來說，雖然規(guī)模較小，但五臟俱全，人際關系也相對復雜。由于企業(yè)規(guī)模較小，無法像大企業(yè)那樣進行系統(tǒng)化、體系化的分工管理。管理者需要關注企業(yè)的三個方面：財務、采購和客戶。確保現(xiàn)金流入和流出的控制，采購的監(jiān)控以及客戶的掌控。對于其他工作，管理者應該適當放權給員工，只需進行考績和監(jiān)督。重要的一點是，不要讓員工感覺管理者賺錢容易，也不要讓員工感覺個人價值過大。管理者不應該讓員工全面接管工作，而是應該分拆核心工作給員工負責。對于財務、人事等關鍵部門的管理職責也要明確劃分。例如，董事長代表股東利益，是董事會領導，總經(jīng)理是業(yè)務執(zhí)行負責人，財務經(jīng)理負責提供財務分析報告等。這樣的分工有助于企業(yè)更好地運營和發(fā)展。 （九州澤天上海市）
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